インターネットでは、主にコストに関連してOfficeをクラウドに移行すると予期せぬ好ましくない結果が生じる可能性があるという記事であふれています。企業は、コストが予算と契約において2〜3倍になると報告しています。対策として次のようなさまざまな推奨事項が作成されています。
- オンプレミスのOfficeの契約が何であるかを理解し、可能な場所で統合を試みます。
- 役職とグループ(例えば部署）に応じてユーザーを分類し、どのOffice 365の提供がニーズに適しているかを特定します。
- アイドルライセンスに注目してください。
- 複数のバージョンとインスタンスを実行していないことを確認してください。
- 本当に必要な場合を除き、時間外にライセンスへのアクセスを制限します。
- ライセンスを管理するためのソフトウェアを購入してください。マイクロソフトはこの点に関して利用者を支援しません。
以上のヒントは、IT調達部門、または財務部門にいるMicrosoft Officeの通常の購入者にとって大きなニュースです。エンジニアリングソフトウェアおよび科学ソフトウェアのCADマネージャーとライセンス管理者は、既にオンプレミスとクラウドの両方で、AutodeskやBentleyの製品などのような非常に高価なソフトウェアを使用しており、この面で経験があります。彼らはすべての対策に精通していますが、次のような落とし穴が発生する可能性があります。
- 利用者にサブスクリプションへの移行を促すために、価格を引き上げたり、オンプレミスの代替手段を廃止したりすることがあります。Autodeskはこれをすでに行い、Microsoftは同じ意図で昨年末にOffice 2019の価格を6％引き上げました。
- 役職ベースのソリューション– AbaqusまたはAnsysの利用者は、製品デザイナーなどの役割による製品の差別化に精通しており、当然すべてのエンジニアリングソフトウェアは業界の要件に基づいて異なる方法でバンドルされています。
- ポリシーに従ってアイドルライセンスを特定し、それらを回収することは、多くの利用者にとって最大のコスト削減対策の1つです。1つのライセンスが数千ドルかかる場合、特にAutodesk TokenFlexのような時間ベースのソフトウェアでは、アイドル中のライセンスを放置して金銭をを消費することはできません。
- エンジニアリングライセンスの管理者は、特にAutodeskにおいて一般的な問題となっているキャンパスに複数のバージョンが同時に存在する場合、実行中のライセンスの複数のインスタンスをすばやく見つけることができます。
- 「24時間運用」の必要性がある多国籍企業は、多くの場合、位置情報に基づいてライセンスの可用性を調整します。重要なプロジェクトや主要なユーザーを優先するために、ライセンスの使用にも優先順位を付ける必要があります。
- エンジニアリング企業は、ベンダーが提供するライセンスマネージャーが利用者の目的に叶うものではないことを知っています。リソースの最適化を支援するのではなく、ベンダーの利益を保護するためにあります。そのため、ほとんどの企業は、コンカレントライセンスプールとピーク時のユーザーの需要のバランスをとるソフトウェアに投資しています。
このリストには、Bentleyソフトウェアの使用時に発生するコストなど、不要なコストも含まれていません。これにより、ライセンス契約に従ってコンカレント（同時）ライセンスが利用できない場合でもユーザーがライセンスにアクセスできるため、月末になると予想外の費用が発生します。
見過ごされがちなソフトウェアの支出
Office 365のライセンスは、たとえばAutodesk Cloudのライセンスと比較すると非常に安価ですが、業務にかかわる誰もがそれらを使用しており、大規模および中規模の企業にとっては過剰購入と過小利用のコストが難題となる場合があります。多くの企業では、Microsoft Officeのライセンスを購入する裁量権はCFOに委ねられていますが、CFOはソフトウェアライセンスのコストの複雑さについて熟知していることが少ないです。社内の誰もがライセンスを必要としており、価格設定は許容できると思われるため、CIOでさえ、単純な1対1のライセンススワップによってOfficeの以前の社内ライセンスからOffice 365に移行することを決定する場合があります。
マイクロソフトの価格比較から：https://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=861604
10％以上のユーザーが実際にプレミアムライセンスを必要とすることは疑わしいですが、その企業の社員全員のP5ライセンスの調達を決定することさえあります。これが、コストの連鎖的な変動です。P5ライセンスとP3ライセンスの違いは年間180ドルです。P5とProPlusライセンスの間は276ドルです。それにプレミアムサブスクリプションを必要としないユーザーの数を掛けると、Office 365の選択は高価になる理由がわかります。これらのパッケージがコンテンツと価格の両方で時間とともに変化しないという保証はありません。これは将来のコストをさらに予測不可能にします。また、Skype for businessなど、WebexまたはZoomが既に社内で自由に使用されている場合、含まれているすべてのアプリケーションが必要かどうかを考慮する必要があります。すべてのソフトウェアのパッケージとして一括して購入する時代はもう終わりました。
考慮すべきもう1つの側面は、Microsoft Officeライセンスの全体的な管理はCFOまたはCIOの責任となりますが、CADマネージャーおよびエンジニアリングライセンスの管理者がユーザーが必要とするOfficeライセンスを管理することです。これらのライセンスの費用はエンジニアリング事業部に請求される可能性があり、統括する管理者によって請求されているものを再確認することは合理的です。
タイミングは、大きな規模な組織のコスト負担を増やす要因にもなります。大きな規模な組織での新製品の展開には数か月かかる場合があります。その間、購入されたがまだ実装されていないすべてのライセンスは使用されない状態で置かれており、毎月無駄なコストを消費します。この無駄を最小限に抑えるために、2段階で移行することをお勧めします。
Office 365ライセンスの監視をサポートするようになった理由
したがって、エンジニアリングおよび科学技術を基盤とする企業は、ベンダーが収益源を改善するために行うトリッキーなことすべてに対して敏感で賢明です。これが、弊社のお客さまから、通常はソフトウェアポートフォリオに含まれない重要なクラウドソフトウェアの監視を弊社製品サービスのリストに追加するよう要請された理由です。
ArcGIS Onlineなどのエンジニアリングスペースでクラウドソフトウェアに提供したものに留意し、同じ原則をOffice 365に適用しました。これに取り組んでいる間に、リストにAdobe Cloudソフトウェアも追加しました。ほとんど方々が、デザインまたはコンテンツ管理にDocument Cloudおよび/またはCreative Cloudを使用しています。
Office 365またはAdobe Cloudソフトウェアの管理を希望するライセンスの管理者は、弊社のEasyadminのダッシュボードから、Applications Manager(弊社の拡張コンポーネント）を使用してこれらの製品のビジネスルールを定義しなくても管理できます。これにより、現在、および将来のお客さまの業務がいくぶん快適になることを願っています。この機能はリリース4.5以降で使用でき、アップグレードが必要になる場合がありますが、お値打ちな他の機能強化も行われています。
