エンジニアリングソフトウェアプログラムのコストが高いことは、多国籍企業から小規模企業のエンジニアリングショップまで、多くの組織にとって頭痛の種です。逆説的にいえば、これらの企業の多くは、ソフトウェアのインベントリと使用状況をモニタリングする効果的な仕組みを持っていません。それらの企業は、例えば、同じソフトウェアについて同じベンダーと複数の契約を締結している場合があります。
弊社のCEOは、最近の世界最大のエンジニアリング企業との会談で、エンジニアリングソフトウェアがどのボードに搭載されていたかについての何ら手がかりがないことを認めた時に驚きました。アイドル(待機）状態のエンジニアのコストが他のライセンスを取得するコストをはるかに上回っているという事実は、そのような状況がどのように起こりうるかを正当化することが多いのですが、ソフトウェア資産を管理しない理由としては正当ではありません。
不適切なソフトウェアの管理は、多くの場合、計画段階から始まります。入札単価設定や契約獲得には何年もかかりませんが、机上のスタディ、プロジェクト計画、リソーススケジューリングはプロジェクトが開始されるずっと前から行われています。さらに、ライセンスが最終的に取得されるまでは、条件や状況が変更されている可能性があり、文書化済みの予測ソフトウェアの使用状況は最新ではない可能性があります。組織レベルでの過剰なライセンスの危険は、現在、新しいプロジェクトが進行中の時に、その実施母体において使用されていないソフトウェアを使用するとすることの不経済性を考慮せずにプロジェクトを見積もり、集中化されたライセンス管理が不十分な場合に存在します。
ソフトウェアのライセンス管理はCIOのポートフォリオの一部でなければならず、効果的な集中ライセンス管理の監督が実施されていれば、以下のようなポイントはおそらく発生しません。集中化されたソフトウェアライセンス管理には実装に時間がかかることがありますが、エンジニアリングソフトウェアの使用量が大幅に削減されるはずです。いくつかの管理作業が必要ですが、組織全体でソフトウェアがどのように利用されているかを知ることと引き換えにすれば、これはわずかな代償です。
近年、ライセンスのモニタリングは複雑な作業になっていますが、時間とコストのオーバーヘッドを削減し、コストを大幅に削減する可能性のあるソフトウェアライセンスツールがあります。これらの措置は、ソフトウェア監査の場合に準拠しない罰金のリスクも低減します。ライセンス費用を再考することから始めるために、エンジニアにとって貴重な資産であるサービス拒否(ライセンス取得の拒否）のリスクを高めることなく、企業全体のソフトウェア使用を最適化する5つのアプローチがあります。
1. あなたが何を持っているかを知る
これは、責任を一元化するために不可欠な部分です。エンジニアリングソフトウェアライセンスのすべてのインスタンスを特定することは困難です。特に、完成したプロジェクト、または別の地理的な場所で使用されたプロジェクトで、ベンダーの現地代理店から購入されたプロジェクトで購入した場合は挑戦してください。あなたが所有するソフトウェアについて明確な考えがない場合、ソフトウェア監査で不適合と判断される可能性は高くなります。正確なライセンス管理のためにベンダーに依存することはあまり良い考えではありません。あなたは常に自分の記録を残すべきです。また、ベンダーのすべてのライセンスをカタログに登録すれば、特にライセンスを過剰に販売されているように見える場合は、より良い取引を引き出すことができます。
2. タイムリーで組織的なリニューアルにより節約できる
同じ製品の複数のライセンスインスタンスが発生することがあります。特に、複数の国で運用している場合やベンダーの現地事務所からのサポートを受けている場合は避けることはできません。これは、ベンダー関係の戦略を講じる適時です。たとえば、CADエンジニアリングソフトウェアの更新日が複数ある場合は、特定のベンダーのすべてのライセンスインスタンスを特定できる場合は、年に1回の更新だけで済み、必要のないライセンスを根絶するのに役立つソリューションを試すことができます。この状況を解決することは、ソフトウェアがそのベンダーに準拠していることを確実にするのにも役立ちます。複数のライセンス契約は、複数のライセンスマネージャの問題にも関連しています。
3. 同じライセンスマネージャの複数のインスタンス
これは皆さまが考えるより頻繁に起こります。典型的なケースは、機械工学部門が数年前にCADライセンスを購入し、メンテナンスがまだ更新されている場合です。その後、電気工学部門は、特定のプロジェクトのために同じソフトウェアを購入した後、土木工学部門を購入しました。アジアで同じCADソフトウェアを使用している別のエンジニアリング会社を買収すると、もう1つ複雑な要素が追加されます。CADベンダーは、各販売をライセンスマネージャに提供し、4つの異なるライセンスマネージャが4つの異なるビジネスユニットによってインストールされ、管理されます。同じベンダーの複数のライセンスマネージャーを維持すると、次のような結果が得られます。
- 不均衡なライセンスの可用性 – 一部の部門では、需要が高く、ライセンスのデナイアル（拒否）が発生する場合がありますが、他の部門では未使用（または「シェルフ」）ライセンスが数多くある場合があります。
- 非効率的なライセンスの使用 – 各ベンダーの個別のライセンスマネージャーでライセンスの使用率を最適化することはできません。
ライセンスサーバーの統合は、ライセンス管理を簡素化し、大幅な節約を提供し、ライセンスの利用効率をさらに向上させる効果的な方法です。
4. いくつかのマシンインテリジェンスを使用する
ベンダーは、製品の使用を管理するためにライセンスマネージャーを提供する場合と提供しない場合がありますが、購入したすべてのライセンスソフトウェアツールの包括的な単一ビューを保有していない状況に陥ることは望ましくありません。Opinion Mattersの調査では、何らかの形のライセンス内部統制を行った企業の50％以上がこの目的のためにスプレッドシートを使用していたことが判明しました。これは効果的なライセンスの監視方法ではありません。なぜなら、すべての製品を1つのリストにまとめているかもしれませんが、満足していないエンジニアの利用、アイドル(待機）状態のソフトウェア、またはDoSについては何も教えてくれないからです。一方、OpenLMは自己監視と内部監査のソリューションであり、単なる目録だけにとどまらず、組織内のソフトウェアとその使用方法を制御するのに役立ちます。
5.ソフトウェアの公正な使用を確保する
エンジニアは通常、エンジニアリングスペースで現在利用可能ないくつかのソフトウェアツールを使用しています。一部の人は、ソフトウェアを使用するかどうかに関わらず、使用していなくても、いつでも手元に置いておき、まず最初にライセンスを予約することを好む傾向が顕著にあります。ライセンス管理者が予約済みでアイドル状態にあるソフトウェアを見つける能力を持っていた場合、アイドルセッションを中断してライセンスを解放（ライセンスハーベースト：弊社の独自機能）し、ソフトウェア不必要な確保をなくすことができます。これは特にピーク時の使用において重要な機能です。最初はソフトウェアを確保しているエンジニアから何らかの否定的な反応を引き起こすことは間違いありませんが、ほどなく、ソフトウェアライブラリが企業の他の人々と共有されることが認識され、必要になったときにソフトウェアを予約するという規律が徐々に組織に浸透するようになります。アイドル(待機）状態のライセンスを効果的に管理することにより、お好みのむCADエンジニアリングやシミュレーションソフトウェアのライセンスを追加購入する必要があるかどうかを確認するのに役立ちます。
6.数年前に最適化を完了
最後に、管理者の中には、数年前に実施されたライセンスの最適化が、予測可能な将来まで通用するに十分であるという誤った印象を持っています。新しいプロジェクト、完了したプロジェクト、合併や買収はすべてライセンスの現状に影響を与えます。ソフトウェアポートフォリオとそれをサポートするライセンスの確認と管理は継続的な作業です。
結論として
専用のライセンスモニタリングと管理により、生産性を高め、コストを削減する方法を簡単に説明しました。さらに、ソフトウェアのコンプライアンスを実証し、サービスのデナイアル（拒否）を軽減することにより、ソフトウェアの監査の失敗やプロジェクトの遅延による予期しない罰金のリスクを軽減することができます。
