メーカーは、生産プロセスと組立ラインの非効率性を非常に認識しており、リーンなどの原理と技術を適用して、スループットと品質を最適化します。しかし、製造業の顧客では、これらの同じ原則がビジネスの重要な側面、つまり生産の流れをサポートするソフトウェア資産の管理に適用されないことがよくあります。組織はソフトウェアライセンスを購入し、ライセンス契約の遵守に努めていますが、多くの場合、ソフトウェアライセンス管理に多大な無駄があり、全体的なコストに影響を与えています。これには多くの要因があります：-
- ソフトウェアに物理的な属性があり、パッケージ化されたCDで配布され、ライセンス番号が印刷されていた時代があったため、当時はソフトウェア資産の管理は非常に簡単でした。現在、ソフトウェアは通常ダウンロードされており、ライセンス番号も無形です。（ドングルベースのライセンスは説明が簡単ですが、ドングルを紛失することはライセンスの効率化とは別の問題です。そのための保険が必要です。）
- 通常、アプリケーションに付属するライセンス管理ソフトウェアは、ベンダーの利益を目的とし、ソフトウェアの使用状況を追跡するためにベンダー向けに作成されたものであり、通常、ライセンスの実際の使用状況を明確に把握することはできません。
- ほとんどの企業にはソフトウェアポリシーがありますが、このポリシーでは、アプリケーションの調達方法と取得後の使用方法の詳細や、購入の決定が誰によってどのように行われるかについては検討されていません。
- 合併と買収により2つ以上のソフトウェアポートフォリオが統合され、ソフトウェアの監査と合理化は見過ごされがちで、企業の統合に注意が集中しています。これはソフトウェアポリシーにも適用されます。ソフトウェアのニーズはその時点ではレビューされていないため、社内の組織の再編でも同じ結果が生じる可能性があります。
- エンジニアリングやライフサイエンスで使用されるような特殊なソフトウェアを取得した場合、一般的な管理、場合によってはIT管理でさえ、多くの異なるライセンスモデルの複雑さ、および不注意な購入と使用がソフトウェア予算に大きく影響することを理解していません。ライセンス管理の役割とその重要性は、これらのコストを制御しようとする際に大きく過小評価されます。
- クラウドでソフトウェアをレンタルすることは安く、管理されており、ソフトウェア監査の対象ではないという誤解は、現在、ほとんどのCIOのデスクで大きな問題となっています。2018年、のちにFlexeraに買収されたRightscaleは、見積もった30％の無駄を超えて、クラウドテクノロジーへの無駄な支出を35％と見積もっていたと回答されました。2020年については、調査対象者の支出超過が約12％と回答していることに対し、調査では約30％であると回答者が考えることを除いて、あまり変化はありません。
完璧なソフトウェアポートフォリオ
残念ながら、完璧なソフトウェアポートフォリオというものはありませんが、無駄をなくすことでそれに取り組むことができます。無駄を生じる主な要因を列記しました。以下は、ただちに作業を開始するために作成した「7つの無駄」のリストです。コストに不要な要因が他にもある可能性がありますが、ここに列記されているものに焦点を合わせると、IT予算のライセンスコンポーネントが大幅に削減されます。
- コントロールの欠如
- 可視性の欠如
- 無駄な努力
- インベントリ
–シェルフウェア
–古いバージョン
–ネームドライセンス
- フィーチャーが多すぎる
- アイドルライセンス-待機中のライセンス
- 従量課金–チャージバック
1.コントロールの欠如
集中管理されたコマンドと制御は時代遅れかもしれませんが、ライセンス管理の場合はうまく機能します。時に多国籍企業にとっては必ずしも可能ではありません。グローバルライセンスは非常に高価な場合があり、一部のベンダーは、ローカルオフィスまたは外国支店のパートナーからライセンスを取得するよう要求します。ほとんどの組織は、特にプロジェクト主導型の環境では、長年にわたってソフトウェアとライセンスを蓄積する傾向があります。特に、プロジェクトを起動するためにはAutodeskの新しいライセンス一式を購入するのが便利です。有効なすべてのソフトウェア契約を見つけることは非常に困難な作業になる可能性がありますが、余剰ライセンスを排除するためのスタート地点です。
耐性のあるソフトウェアポリシー
ソフトウェアポリシーは、パブリッククラウドとプライベートクラウド、仮想マシン、BYOS（独自のソフトウェアを持ち込む）、アイドルライセンス（チェックアウトされているが使用されていない）、新規および追加のライセンスを取得する資格があり、誰が資格を持っているかなどの事項について明示していますか？ネームドライセンスですか？ライセンスの管理と管理の役割と責任は明確に定義されていますか？文書化されたプロセスと手順はありますか？これらすべての質問に「はい」と答えることができる場合は、組織の18％の少数派です。無駄の排除を開始するための前提条件は、適切なフレームワークを使用できることです。
2.可視性の欠如
資産登録がすべてのライセンス契約のライセンスの合計に結びつくと確信しているかもしれませんが、これらのライセンスの実際の使用法を見ることができないことに不満を感じているはずです。ベンダーが提供するライセンスマネージャー（LM）ソフトウェアに依存しても、使用状況を把握することはできません。そのために設計されたものではありません。ライセンス契約を順守してもらうことが目的です。さらに、すべてのベンダーが自社製品のみを監視するLMを提供しています。ソフトウェアライセンスの全体像を提供するものはありません。これが、専用のライセンスマネージャーが必要な理由です。それにより透明性を獲得します。
3.無駄な努力
独立したライセンスマネージャーなしで作業すると、ライセンスの監視と管理、使用状況データの抽出、およびソフトウェアライセンスの予算が非常に高い理由とその計画についての意味のあるリポートを管理者に提供するために必要な労力がさらに浪費されます。ある部門から別の部門への新規採用および異動のオンボーディングは、必要なすべてのソフトウェアツールの資格とアクセス権を付与する際に苦痛を伴う作業ですが、人事部は、退職する従業員、アクセスを削除する必要がある部署を通知することを忘れている場合があります。（プロセスフローを再検討する時です。）ベンダーに依存しないライセンスマネージャーは、可視性を提供し、退屈なアクティビティを自動化することにより、この作業の多くを削減および排除します。これは、OpenLMが長年かけて、ベンダーのニーズではなく、お客さまのニーズに基づいて改良を重ねてきたものです。
4.インベントリ
この無駄はリストの一番上にあるように思えるかもしれません。問題は、適切な制御とプロセス、透明性、および手作業の最小化がなければ、本当に必要なものに合わせてインベントリを調整することが失われた原因になるということです。これらを適切に配置したら、ソフトウェア資産インベントリから肥大化を除去することに集中できます。これは徹夜の作業ではありません。最初に冗長ライセンスを特定し、次に更新時間までそれらを中止する必要があるかどうかを確認するか、暫定的にベンダーと交渉する必要があります。ライセンスの冗長性の主な原因の可能性は次のとおりです。
- シェルフウェア ライセンスが有効に使用できる段階を完了、または移行したイニシアチブのために購入されたライセンス。ライセンスは一般プールに戻されるはずですが、そこに存在するだけで、気をつけなければ更新されます。
- 古いバージョン 多くの場合、レガシーソフトウェアと古いバージョンは、現在のバージョンと共存します。これらと、廃止予定のソフトウェアをトレースできます
- ネームドライセンス。ソフトウェア混在の一形態としてネームドライセンスを使用しても問題はありません。非常に特殊なソフトウェアの場合、これが最も安価で最も効果的なソリューションになる可能性があります。ネームドライセンスがほとんど使用されない場所で問題が発生し、ユーザーは必要に応じてプールからライセンスをチェックアウトする可能性があります。
包括的な使用状況リポートを使用すると、要件を超えたソフトウェアをすばやく除外して、インベントリを削減できます。それが完了したら、使用可能なライセンスが目的に叶っていることを確認できます。
5.過剰-フィーチャーが多すぎる
ベンダーがアプリケーションのセット全体を単一のライセンスの下にまとめたり、使用されることがめったにない追加機能を提供する傾向があるため、ライセンスコストが大幅に増加する可能性があります。繰り返しますが、フィーチャーリポートをフィーチャーレベルにドリルダウンすると、不要なフィーチャーが強調表示される場合があります。これらの特別なフィーチャーを必要とするユーザーが数人いる場合があります。ここで、これらのユーザーのネームドライセンスのコストと利点を検討できます。
6.アイドルライセンス-待機中
最後の2つの無駄は人間の行動に関連しています。最初の方法は、同時ユーザー環境で一般的です。ユーザーは、朝に利用できるように、たとえば家に帰るときなど、実際に必要になる前に使用したいソフトウェアをチェックアウトします。また、ソフトウェアを予約して作業を行い、プールにチェックインせずに会議に参加することもあり得ます。これらの「アイドル」ライセンスを識別し、プールにチェックインする機能は、ユーザーの最大数を満たすために最小限のライセンスを購入する必要があることを保証する強力な手段です。ライセンスがアイドル状態であると判断された経過時間（15分など）は、ソフトウェアポリシーで明確に示されるはずです。
7.従量課金–チャージバック
皮肉なことに、主要なユーザーがIT部門にいない場合、SolidworksやArcGISなどのソフトウェアのライセンスコストは、IT予算内で正反対に配置されることがよくあります。個人、グループ、またはビジネスユニットによる実際の使用状況を特定できるソフトウェアツールがなければ、正確なチャージバックを抽出することは事実上不可能です。文書化された証拠を使用して使用コストを事業単位にチャージバックする機能は、ソフトウェアコストを削減するための強力なツールです。これは現在、担当マネージャーの予算の一部であり、ライセンス使用の乱用がないように注意を払います。
無駄のない組織向けのOpenLM
上記で特定されたすべての無駄は、OpenLMを実装することで軽減または削除できます。Microsoft Officeなどの基本的なソフトウェアを使用している組織でも、1人あたりのライセンスの超過支出は平均295ドルと計算されます。特別なエンジニアリングとソフトウェアを使用する業界では、CatiaまたはSiemens NX単一のライセンスのコストを考慮すると、一人当たりの超過額ははるかに高くなります。OpenLMは、エンジニアリング環境のほとんどでライセンスを管理するように特別に設計されています。そのため、弊社の製品を使用してソフトウェアの使用を最適化する石油およびガス業界をはじめ医療機器まであらゆる分野のお客さまがいらっしゃいます。ライセンスマネージャーと管理者は、経済性と効率性の両方を証明するリポートとデータにより、ライセンスポートフォリオを最大限に活用できると確信しています。
