企業の予算の大部分はIT、とりわけ製造関連、ヘルスケア、科学部門に使われています。このような理由から、ほとんどのCFOは、IT部門から出てくる設備投資または投資活動を精査します。書類として提出される経費のうちの1つは、ソフトウェアライセンスのためのものです。CFOはこの増加するコストに不満を抱きますが、それをコンプライアンスの重要な部分とみなします。結局のところ、その企業がライセンス契約に妥協しているので発見されれば罰金刑を科されていることになるソフトウェア監査の対象にはなりません。購入されたライセンスの数とその使用効率は、CIOの責任とみなされます。
CIOの挑戦
CIOは、できる限りコンカレントユーザーライセンスを購入し、これらのライセンスが可能な限り効率的に使用されるようモニタリングすることによって、ライセンスの使用を最適化するために最善を尽くします。しかし、ベンダーが提供するライセンス管理ソフトウェアに頼っている場合、実際に起こっていることについての可視性は限られています。ベンダーが顧客ではなく使用状況をモニタリングできるようにソフトウェアが提供されています。製造関連および科学関連のソフトウェアのライセンス費用に特に注意を払わない組織の場合や、特にプロジェクトごとにライセンスを取得し、そのコストを顧客に転化する場合、これらの組織においては、ライセンスはしばしばITの管理下にはありませんが、関連する製造部門やプロジェクトによって見直されています。
これは、コンカレントライセンスを積極的にモニタリングし、リポートするITショップがないことを意味するものではありませんが、優れたライセンス管理により実証可能なコスト削減が実現し、CIOは明確なコスト削減の成功を軽視することはありません。また、CFOが理解する時間を費やすべき簡単に利用可能なリポートもあります。
製造関連のソフトウェアのライセンスのコストはしばしば見落とされていますか？
CFOはライセンス費用を認識しています。結局のところ、会社には通常、Microsoft Officeなどの一般的なオフィスソフトウェアだけでなく、ERP、経理、人事関連のソフトウェアがあり、SalesForceのようないくつかのクラウドベースのアプリケーションがあります。これらのソフトウェア製品については、CFOはライセンス交付と更新に密接に関わっていますが、1人当たり、あるいはユーザー当たりに把握している傾向があります。これは、製造関連のソフトウェアにおいて、CFOが節約できる多くの費用を見逃している理由です。CFOは、製造部門向けの高性能なラップトップなどの新しいハードウェアの購入に疑問を呈しますが、ラップトップに新しいライセンスを装備する必要があることに同意します。これらのライセンスがラップトップよりもはるかに高価になるという事実は、しばしば見逃されます。
CFOがこれらのコストを軽減するためにできること
科学関連、および製造関連のソフトウェアのライセンス費用を追跡することは、特に手動で行う場合は非常に労力のかかる作業です。必要な情報を得るための有効な第一歩は、購入されたライセンス数、使用されているライセンス数、使用率のレベルを示す新しいリポートをセットで要請することです。おそらく、ベンダー提供のソフトウェアを使用して判断することは不可能ではないにしても、これらのデータの取得は非常に困難であるため、CIOからいくらか抵抗があります。適切なソフトウェアがその業務を担わせるために妥当な予算が割り当てられることを認めれば、どんな抵抗にも対抗することができますが、これはできるだけ早く行う必要があります。共感と問題の理解を示すことにより、CIOがライセンスを見過ごすことを怠ったという意味にはなりません。技術者がこれらのライセンスを直接購入し、管理するのでCIOがこれらのライセンスに何ら権限を持たない場合もあります。
このような場合、ITの管理下でライセンスの管理を取り戻すためには、追加の作業が必要になることがあります。どのような状況であれ、リポートは目を見張るものになるでしょう。
金脈を見つける
ライセンスには、不必要な支出や「廃棄」の3つの主な原因があります。
- 未使用のライセンス、または「シェルフウェア」と呼ばれます。
- 時折のみ使用されるシングルユーザーライセンスまたはネームドユーザーライセンス
- 使用率の低いコンカレントライセンスプール、あるいはネットワークライセンスプール
シェルフウェア 未使用のライセンスは、新しいプロジェクトのために一連の新しいライセンスが調達された場所で一般に発見され、プロジェクトは完了したか、必要なプロジェクトの段階を終了しています。これらのライセンスで起こりやすいことは、ライセンスの更新が必要であることを確認せずに更新されることです。これらのライセンスは即座に不要になります。
シングルユーザーライセンス。ソフトウェアを毎日使用しているほとんどの人のために、シングルユーザーライセンスを購入することはしばしば有効です。ただし、ユーザーをコンカレントユーザープールに割り当て、ライセンスを解放したりコンカレントライセンスと交換したり、終了させえるのでないのなら、それらを保持するための正当な理由が必要です。シングルユーザーライセンスは安価ですが、十分に使用されていない場合は利用できません。
コンカレントライセンス。コンカレントライセンスはより多くの費用がかかりますが、ユーザーは使用開始時にライセンスプールからライセンスを取得し、終了時にプールに戻すことができます。（優れたライセンス管理ソフトウェアでもアイドル中のライセンスを “収穫”することで管理できます。）コンカレントライセンスが最大限に使用されていることを確認することは、眠気が飛んでしまいますので、就寝前の仕事ではありませんが、CIOに実際に何が起こっているかを確認できる適切なソフトウェアがあれば、段階的な改善を毎月実現できるはずです。弊社のお客さまがOpenLMを使用してコンカレントライセンスの使用状況をを最適化したケーススタディがいくつかあります。
これはわずかな節約につながる訓練のように見えるかもしれませんが、これらのライセンスのコストを考慮に入れると、ライセンスオーバーヘッドを削減して1,000,000ドルの節約を実現する企業もあります。それはどのソフトウェアを使用する科によりますが、Catia、Solidworks、Revit、AutoCadの価格を考慮すると、本当に必要のないライセンスを取り除なかいことは愚かでしょう。
